BAZA WIEDZY

1. Podstawa prawna

Przepisy prawne określające zasady założenia, prowadzenia systemu i udostępniania danych oraz regulujące sprawy objęte systemem zostały zawarte w ustawie z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz. U. 2017 r. poz. 2159, z późn. zm.) oraz aktach wykonawczych do ustawy:

1. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 11 sierpnia 2017 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych dziedzinowych gromadzonych w systemie informacji oświatowej oraz terminów przekazywania niektórych danych do bazy danych systemu informacji oświatowej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1653) – szczegółowy zakres danych gromadzonych w nowym systemie informacji oświatowej
2. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 9 sierpnia 2012 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych gromadzonych w bazach danych oświatowych, zakresu danych identyfikujących podmioty prowadzące bazy danych oświatowych, terminów przekazywania danych między bazami danych oświatowych oraz wzorów wydruków zestawień zbiorczych (Dz.U. z 2012 r. poz. 957, z późn. zm.) – szczegółowy zakres danych gromadzonych w starym systemie informacji oświatowej
3. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 14 lipca 2017 r.  w sprawie procedury przyznawania danych dostępowych do bazy danych systemu informacji oświatowej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1399) – procedura przyznawania danych dostępowych (login i hasło) do nowego systemu informacji oświatowej

2. Powstanie systemu

Obecnie funkcjonują równolegle dwa systemy informacji oświatowej – tzw. „stare” SIO i „nowe” SIO.

Stary system informacji oświatowej został powołany do życia 1 stycznia 2005 r. ustawą z dnia 19 lutego 2004 r. o systemie informacji oświatowej (Dz. U. z 2004 r. poz. 463, z późn. zm.). Pierwsze dane zostały zebrane 31 marca 2005 r. System stworzono w celu zgromadzenia w jednej, spójnej bazie, informacji z zakresu sprawozdawczości statystycznej, rozproszonych dotychczas miedzy: Głównym Urzędem Statystycznym, Ministerstwem Edukacji Narodowej, jednostkami samorządu terytorialnego oraz instytucjami innych resortów.

Nowy system informacji oświatowej został powołany do życia 30 kwietnia 2012 r. ustawą z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej. Ustawa ta zastąpiła dotychczas funkcjonujący akt prawny (tj. ustawę z dnia 19 lutego 2004 r. o systemie informacji oświatowej). Zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej został ustalony okres przejściowy zakładający stopniowe wdrażanie zmodernizowanego SIO, przy jednoczesnym funkcjonowaniu SIO dotychczasowego.

Obecnie podstawę prawną funkcjonowania nowego SIO stanowią art. 1 – 100 ustawy z dnia 15 kwietnia o systemie informacji oświatowej, a starego SIO przepisy przejściowe i końcowe ww. ustawy (art. 105 – 129 ww. ustawy).

Równoległe funkcjonowanie starego SIO i nowego SIO zostało przedłużone do dnia 1 marca 2019 r., kiedy zmodernizowane SIO zastąpi obecnie funkcjonujący system informacji oświatowej.

 

3. Cel funkcjonowania systemu

System Informacji Oświatowej (SIO) to elektroniczna baza danych służąca do gromadzenia informacji o szkołach i placówkach oświatowych.

System usprawnia proces gromadzenia i przetwarzania ogromnej ilości danych oświatowych pochodzących z różnych podmiotów, co pozwala na uzyskanie aktualnych i rzetelnych danych z zakresu oświaty (m.in. liczby uczniów oraz zatrudnionej kadry pedagogicznej). W systemie gromadzone są dane niezbędne do prowadzenia polityki edukacyjnej państwa, (zarówno na szczeblu lokalnym, regionalnym jak i krajowym), do podnoszenia jakości i upowszechniania edukacji (system ułatwia budowę wskaźników oświatowych, wykonywanie analiz i raportów) oraz do usprawniania finansowania zadań oświatowych (system zapewnia niezbędną wiedzę przy tworzeniu planów finansowych, określaniu wielkości subwencji oświatowej oraz dotacji dla szkół niepublicznych, czy poziomu wynagrodzenia pracowników oświaty).

Ponadto przez system informacji oświatowej zapewnia się powszechny dostęp do informacji
z zakresu oświaty.

Cele działania SIO są zawarte w art. 1 ustawy o systemie informacji oświatowej:

1. prowadzenie polityki oświatowej państwa na poziomie krajowym, regionalnym
   i lokalnym, w tym wspomagania zarządzania oświatą;
2. efektywne funkcjonowanie systemu finansowania zadań oświatowych na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym;
3. analiza efektywności wykorzystania środków publicznych przeznaczonych na finansowanie zadań oświatowych;
4. nadzorowanie i koordynowanie wykonywania nadzoru pedagogicznego na terenie kraju oraz podnoszenia jakości edukacji.

4. Technika prowadzenia systemu

Bazy danych oświatowych prowadzone są w formie elektronicznej, za pomocą oprogramowania udostępnionego przez MEN.

1. W starym SIO dokumenty elektroniczne wytworzone przy pomocy oprogramowania przekazywane są na poszczególnych szczeblach systemu przez teletransmisję danych lub za pomocą informatycznych nośników danych. Ostatecznie wszystkie te dokumenty elektroniczne trafiają do centralnej bazy danych prowadzonej przez MEN. Dane wprowadzane są przez szkoły przy pomocy programu informatycznego
   i przekazywane do właściwych jednostek samorządu terytorialnego lub ministrów prowadzących szkoły i placówki systemu oświaty. Jednostki samorządu terytorialnego przekazują dane do kuratoriów oświaty, kuratoria do ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania. Ministrowie prowadzący szkoły i placówki przekazują dane bezpośrednio do ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania, który jest administratorem systemu.
2. W nowym SIO rozproszona forma organizacji przekazywania danych została zastąpiona nową organizacją, zakładającą bezpośrednie wprowadzanie przez użytkowników wszystkich danych do centralnej bazy danych. Zamiast dotychczasowego łańcucha (szkoła – JST – kuratorium – ministerstwo) z przepływem informacji w jednym kierunku, zastosowano model gwiazdy z przepływem informacji w obu kierunkach. Model nowego SIO składa się obecnie z jednej centralnej bazy danych. Użytkownicy (szkoły) wprowadzają dane bezpośrednio do centralnej bazy danych SIO przez przeglądarkę internetową.

5. Częstotliwość aktualizacji

1. W starym SIO dane gromadzone są w dwóch okresach sprawozdawczych, na dzień 31 marca oraz 30 września każdego roku. Dodatkowo, szkoły i placówki zatrudniające nauczycieli na podstawie ustawy Karta Nauczyciela oraz szkoły, których uczniów bierze się pod uwagę przy naliczaniu części oświatowej subwencji ogólnej, przekazują dane o liczbie uczniów i wynagrodzeniach nauczycieli wg stanu na dzień 10 września.
2. W nowym SIO dane gromadzone są na bieżąco, tj. są aktualizowane codziennie. Szkoła ma 7 dni na wprowadzenie danych do systemu od dnia, w którym nastąpiła zmiana w stanie faktycznym (np. rozpoczęcie nauki w szkole przez danego ucznia).

6. Sposób agregacji danych

1. W starym SIO dane o nauczycielach są zbierane indywidualnie, a dane o uczniach w postaci zbiorczej na poziomie szkoły (oddziału).
2. W nowym SIO dane o nauczycielach i o uczniach są zbierane indywidulanie. Do nowego SIO przekazywane są dane identyfikacyjne uczniów i nauczycieli (imię, nazwisko i numer PESEL). Przekazane dane identyfikacyjne podlegają weryfikacji z danymi zawartymi w urzędowym rejestrze PESEL.

7. Zakres zbieranych danych

System informacji oświatowej obejmuje szkoły i placówki systemu oświaty oraz inne jednostki wykonujące zadania z zakresu oświaty.

W systemie gromadzone są dane dotyczące:

1. dane o szkołach, placówkach oświatowych i innych jednostkach wykonujących zadania z zakresu oświaty:
   1. baza materialna szkół i placówek oświatowych – dane na temat zajmowanego terenu (powierzchnia, boiska, place zabaw, urządzenia sportowe i rekreacyjne), wyposażenia (sale lekcyjne, gabinety, pracownie, sprzęt komputerowy, dostęp do Internetu),
   2. koszty prowadzenia szkół – wydatki ogółem, wydatki na wynagrodzenia, wydatki majątkowe, wydatki na remonty);
2. dane o uczniach, absolwentach i spełnianiu obowiązku nauki – uczniowie: płeć, wiek, miejsce zamieszkania, niepełnosprawność, klasa, rodzaj kształcenia, rodzaje zajęć,
   w których uczniowie uczestniczą; dzieci w wychowaniu przedszkolnym, dowożenie uczniów do szkół, wypadki, korzystający z posiłków, ze świetlicy szkolnej,
   z wypoczynku, uczniowie niebędący obywatelami polskimi, pomoc materialna, korzystający z zakwaterowania;
3. dane o nauczycielach oraz pracownikach niepedagogicznych – nauczyciele: płeć, wiek, wykształcenie, przygotowanie pedagogiczne, staż pracy, forma i wymiar zatrudnienia, sprawowana funkcja, stopień awansu zawodowego, wynagrodzenia, kwalifikacje, rodzaj prowadzonych zajęć, doskonalenie zawodowe; liczba pracowników niepedagogicznych, wymiar czasu pracy i łączna wysokość wynagrodzenia pracowników ekonomiczno-administracyjnych, kuchni i stołówki, obsługi, pomocy nauczyciela, asystentów, liczba i wymiar czasu pracy lekarzy, pielęgniarek.

 

Ponadto częścią nowego SIO jest Rejestr Szkół i Placówek Oświatowych – oficjalny urzędowy rejestr wszystkich szkół i placówek oświatowych, dostępny dla każdego obywatela na stronie internetowej. Poprzez RSPO istnieje wyłączna możliwość nadawania numerów REGON szkołom i placówkom oświatowym od kwietnia 2012 r. RSPO zawiera m.in. następujące dane o szkołach i placówkach oświatowych: nazwa, typ, data założenia, REGON, organ prowadzący, dane adresowe, specyfika (ogólnodostępna, specjalna), rodzaj (dzieci i młodzież, dorośli), zawód (specjalność, specjalizacja). Rejestr Szkół i Placówek Oświatowych jest jawny i dostępny przez stronę internetową (informacje na stronie są aktualizowane co 7 dni).

8. Pozyskiwanie danych z SIO

Ze szczebla centralnego dane są przekazywane do GUS celem opracowania dla potrzeb statystyki publicznej. MEN opracowuje dane pod kątem wykorzystania ich do naliczania części oświatowej subwencji oświatowej przez ministra właściwego do spraw finansów, dla potrzeb Centralnej Komisji Egzaminacyjnej i okręgowych komisji egzaminacyjnych, dla potrzeb podlegających ministrowi placówek doskonalenia nauczycieli, dla potrzeb tworzenia sprawozdań do statystyki międzynarodowej. Dane są też udostępniane na potrzeby badań naukowych oraz na potrzeby każdej osoby fizycznej, która wystąpi do MEN o udostępnienie danych.

Ponadto nowe SIO współpracuje z dwoma rejestrami publicznymi:

1. rejestrem PESEL – imię, nazwisko i numer PESEL każdego ucznia i nauczyciela wpisanego do nowego SIO są weryfikowane z rejestrem PESEL
2. rejestrem REGON – poprzez RSPO będącego częścią nowego SIO istnieje wyłączna możliwość nadawania numerów REGON szkołom i placówkom oświatowym

 

Ponadto od 1 stycznia 2018 r. nowe SIO będzie współpracowało także z systemem EMPATIA w zakresie weryfikacji osób uprawnionych do świadczeń rodzinnych. Dane z SIO będą pozyskiwane przez wójtów, burmistrzów, prezydentów miast oraz marszałków województw, za pośrednictwem ministra właściwego do spraw rodziny (tj. z wykorzystaniem systemu Empatia). Dane będą pozyskiwane w celu weryfikacji prawa do świadczeń rodzinnych, świadczeń z funduszu alimentacyjnego, świadczenia wychowawczego oraz Karty Dużej Rodziny, a także w celu monitorowania przez ministra właściwego do spraw rodziny oraz wojewodę realizacji tych świadczeń rodzinnych.

9. Obecnie trwające prace nad zmodernizowanym SIO

Obecnie trwające prace programistyczne nad zmodernizowanym systemem informacji oświatowej wynikają ze zmian wprowadzonych ustawą z dnia 21 kwietnia 2017 r. o zmianie ustawy o systemie informacji oświatowej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2017 r. poz. 949), która znowelizowała ustawę z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1927, z późn. zm.). Powyższa ustawa zmieniła architekturę systemu, zmieniła sposób komunikacji z bazą danych SIO oraz wprowadziła szereg zmian usprawniających funkcjonowanie nowego SIO, w tym uprościła sposób zbierania niektórych danych. Wprowadzone zmiany znacząco ułatwiają i usprawniają proces przekazywania danych przez podmioty do tego zobowiązane.

Główną zmianą, wprowadzoną nowelizacją, jest zmiana architektury zmodernizowanego systemu informacji oświatowej i związanego z tym sposobu komunikacji użytkowników z bazą danych SIO. Przed dniem 24 lipca br. architektura nowego SIO obejmowała centralną bazę danych SIO oraz kilkadziesiąt tysięcy lokalnych baz danych SIO. W praktyce stwarzało to istotne problemy, wśród których należy wymienić m.in. utratę danych w wyniku awarii komputerów czy brak możliwości pracy na wielu stanowiskach w jednostkach zobowiązanych do przekazywania danych do bazy danych SIO. Zgodnie z nowelizacją, obecnie nowe SIO funkcjonuje jako jedna centralna baza danych SIO, której administratorem jest minister właściwy do spraw oświaty i wychowania, natomiast komunikacja z systemem odbywa się za pomocą przeglądarki internetowej. Dostęp do bazy danych SIO poprzez przeglądarkę internetową umożliwia wykorzystanie wielu stanowisk pracy w danej jednostce oraz tym samym znacznie ułatwia i usprawnia proces przekazywania danych przez podmioty do tego zobowiązane. Wykorzystanie przeglądarki internetowej do przekazywania danych do bazy danych SIO wyeliminowało również problem utraty danych, która wiązała się z koniecznością przeprowadzania czasochłonnej procedury odzyskiwania danych.

Ponadto przed zmianą  ustawy o systemie informacji oświatowej system zakładał sekwencyjność przekazywania danych. Najpierw do lokalnej bazy danych SIO wprowadzane były dane identyfikacyjne ucznia lub nauczyciela  (tj. imię, nazwisko, PESEL), a dopiero po ich pozytywnej weryfikacji z rejestrem PESEL wprowadzano pozostałe dane – dane dziedzinowe. Innymi słowy, dane dziedzinowe dotyczące oświaty można było przekazywać dopiero po zweryfikowaniu danych identyfikacyjnych osoby, której dane dziedzinowe dotyczą. Sekwencyjny schemat przekazywania danych uniemożliwiał import do bazy danych SIO szerszego zakresu danych (tj. ponad dane identyfikacyjne), istotnie utrudniając tym samym procedurę wprowadzania danych. Zgodnie ze znowelizowaną ustawą o systemie informacji oświatowej zrezygnowano z procedury sekwencyjnego wprowadzania danych. Umożliwi to użytkownikowi jednoczesne wprowadzenie danych identyfikacyjnych i danych dziedzinowych do bazy SIO.

 

Powyższej zmianie architektury SIO oraz zmianie sposobu komunikacji z bazą danych SIO towarzyszyły inne zmiany usprawniające funkcjonowanie SIO, m.in. uproszczono procedurę udzielania upoważnień do bazy danych SIO.

Uproszczono także sposób zbierania niektórych danych gromadzonych w SIO, wśród których należy wymienić m.in:

1. Poradnie psychologiczno-pedagogiczne, w tym poradnie specjalistyczne, szkoły i placówki oświatowe będą przekazywać w postaci zbiorczej dane o pomocy psychologiczno-pedagogicznej i zajęciach wychowania do życia w rodzinie, a nie indywidualnie.
2. Dane dziedzinowe dotyczące korzystania z pomocy materialnej o charakterze socjalnym będą przekazywane przez gminy w postaci zbiorczej, a nie indywidualnie.
3. Uproszczono funkcjonowanie Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych (RSPO). Wprowadzono możliwość modyfikowania przez dyrektorów szkół i placówek oświatowych (a nie przez organ jednostki samorządu terytorialnego) niektórych  danych wprowadzonych do Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych. Ponadto zastąpiono gromadzenie informacji o zasięgu terytorialnym szkół (wskazanie ulic i numerów ulic znajdujących się w obwodzie szkoły) zbieraniem informacji czy szkoła jest szkołą obwodową oraz czy dany uczeń spełnia obowiązek szkolny w szkole obwodowej.
4. Zrezygnowano z gromadzenia danych dziedzinowych obejmujących miejsce zamieszkania ucznia, w związku z nauką ucznia w szkołach specjalnych zorganizowanych w podmiotach leczniczych oraz danych dziedzinowych dotyczących podręczników.
5. Dane dziedzinowe o wysokości wynagrodzeń nauczycieli będą przekazywane dwa razy w roku, a nie co miesiąc.

 

Niezależnie wprowadzono też szereg technicznych usprawnień (jak możliwość importu listy uczniów i listy nauczycieli oraz operacje grupowe dla projektowanego modułu Uczeń, np. możliwość grupowego przypisywania uczniów do oddziałów).

Ponadto podczas tworzenia systemu informacji oświatowej w wersji przeglądarkowej wykorzystywane są dobre praktyki opisane w stylu Google Material Design, którego głównym założeniem jest tworzenie aplikacji opartych o prosty, a równocześnie czytelny i łatwo dostosowywalny do różnych płaszczyzn, styl graficzny. Dzięki temu system jest bardziej intuicyjny i prosty w obsłudze.

Powyższa zmiana architektury systemu na system funkcjonujący poprzez przeglądarkę internetową wiąże się z zaawansowanymi i czasochłonnymi pracami technicznymi.

W związku z tym nowe SIO w wersji przeglądarkowej jest uruchamiane etapowo, co zostało zapisane w ustawie. Jako pierwszy moduł nowego SIO, od dnia 24 lipca br., został udostępniony jednostkom samorządu terytorialnego moduł Rejestr Szkół i Placówek Oświatowych (RSPO). Natomiast kolejne moduły nowego SIO (kolejne funkcjonalności) będą sukcesywnie uruchamiane w roku szkolnym 2017/2018.