W okresie czasowego zamknięcia szkoły dotacja ta powinna być wypłacana w oparciu o zapisy §9 – §12 rozporządzenia  Ministra Edukacji Narodowej z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz. U. poz. 493, z późn. zm.):

9. W przypadku ograniczenia funkcjonowania szkoły dotowanej na podstawie art. 26 ust. 2 i art. 41 ust. 2 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych, warunek, o którym mowa w art. 26 ust. 2 i art. 41 ust. 2 tej ustawy dotyczący uczestnictwa ucznia w co najmniej 50% obowiązkowych zajęć edukacyjnych, z których uczeń nie został zwolniony na podstawie przepisów wydanych na podstawie art. 44zb ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty, ustala się w danym miesiącu w odniesieniu do okresu, w którym danego ucznia nie obejmowało ograniczenie funkcjonowania szkoły.
10. ⁽³⁹⁾Okres, o który mowa w ust. 9, nie może być krótszy niż 40% czasu przeznaczonego na obowiązkowe zajęcia edukacyjne, o których mowa w ust. 9.
11. ⁽⁴⁰⁾Jeżeli okres, w którym danego ucznia nie obejmuje ograniczenie funkcjonowania szkoły, w danym miesiącu jest krótszy niż 40%, to uznaje się, że uczeń spełnił w tym miesiącu warunek, o którym mowa w ust. 9, jeżeli spełnił go w odniesieniu do ostatniego miesiąca, w którym ustalano spełnienie tego warunku na podstawie art. 26 ust. 2 i art. 41 ust. 2 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych lub ust. 9 i 10.
12. ⁽⁴¹⁾Jeżeli okres, w którym danego ucznia nie obejmuje ograniczenie funkcjonowania szkoły, we wrześniu 2020 r. albo we wrześniu i w październiku 2020 r. jest krótszy niż 40%, a uczeń rozpoczął naukę na pierwszym semestrze roku szkolnego 2020/2021 w szkole, o której mowa w ust. 9, to uznaje się, że warunek uczestnictwa ucznia w obowiązkowych zajęciach edukacyjnych, o którym mowa w art. 26 ust. 2 oraz art. 41 ust. 2 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych, został spełniony.

W kolejnej wersji rozporządzenia ust. 12 brzmiał następująco: „12. Jeżeli okres w danym miesiącu, w którym danego ucznia nie obejmuje ograniczenie funkcjonowania szkoły, jest krótszy niż 40%, a uczeń rozpoczął naukę na pierwszym semestrze roku szkolnego 2020/2021 w szkole, o której mowa w ust. 9, i niemożliwe jest spełnienie warunku uczestnictwa w obowiązkowych zajęciach edukacyjnych, o którym mowa w art. 26 ust. 2 oraz art. 41 ust. 2 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych, na podstawie tych przepisów lub ust. 9–11, to uznaje się, że warunek został spełniony gdy organizacja zajęć w tym semestrze umożliwia temu uczniowi spełnienie warunku, o którym mowa w art. 44w ust. 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty.”;

Przepisy wydają się precyzyjnie tłumaczyć sposób sprawdzania frekwencji w szkołach dla dorosłych i szkołach policealnych. Jednakże, jak się okazuje, przepis nie jest prosty w swej lekturze. Jak więc prosto interpretować i wdrożyć te przepisy? Poniżej schemat.

Jeżeli wystąpiło ograniczenie funkcjonowania szkoły w danym miesiącu (np. październik 2020 r.) – badamy ilość obowiązkowym zajęć, które odbyły się w tym miesiącu z ograniczeniem:

1. Jeżeli co najmniej 40% zajęć obowiązkowych odbyło się, to badamy frekwencję ucznia w danym miesiącu (np. od 1 do 18 października)
   1. Frekwencja minimum 50% – dotacja
   2. Frekwencja niższa niż 50 % – brak dotacji
2. Jeżeli co najmniej 40% zajęć obowiązkowych nie odbyło się, to szukamy miesiąca poprzedzającego, w którym warunek 40% jest spełniony (np. wrzesień, a jeśli we wrześniu nie jest spełniony, to cofamy się do lutego i wcześniej, *wcześniej, gdy np. zjazd w lutym nie spełnił warunku 40%)
   1. Frekwencja minimum 50% – dotacja
   2. Frekwencja niższa niż 50 % – brak dotacji

Analogicznie będziemy postępować w kolejnych miesiącach tj. listopad 2020 r. i dalej, aż do czasu otwarcia szkół. Z tym, że w obecnej sytuacji (ciągłego zamknięcia szkół) będziemy cofać się zawsze kolejno do października, września, lutego i wcześniej, by zbadać frekwencję w tych miesiącach.

Najtrudniejsza w interpretacji jest sytuacja ucznia I semestru zimowego w 2020 r. Poniżej opisujemy sposób badania warunku do wypłacenia dotacji na ucznia I semestru za wrzesień i październik 2020 r.

Dotacja za wrzesień 2020 r. na ucznia I semestru:

– jeżeli zachodzi warunek 40% we wrześniu – to badamy frekwencję (ogólny przepis – po doprecyzowaniu w projekcie MEN odnosi konieczność badania frekwencji wg ust. 9-11 także dla uczniów semestru I)

– jeżeli nie zachodzi warunek 40% we wrześniu – to dotacja za wrzesień należna

Dotacja za październik 202 r. na ucznia I semestru:

– jeżeli zachodzi warunek 40% w październiku – to badamy frekwencję październikową (ogólny przepis – po doprecyzowaniu w projekcie MEN odnosi konieczność badania frekwencji wg ust. 9-11 także dla uczniów semestru I)

– jeżeli nie zachodzi warunek 40% w październiku, ale zachodzi we wrześniu – to badamy frekwencję wrześniową (ogólny przepis – po doprecyzowaniu w projekcie MEN odnosi konieczność badania frekwencji wg ust. 9-11 także dla uczniów semestru I)

–  jeżeli nie zachodzi warunek 40% we wrześniu i w październiku – to dotacja za październik należna

Analogicznie będziemy postępować z uczniem I semestru w kolejnych miesiącach semestru zimowego, tj. listopad 2020 r. i dalej, aż do czasu otwarcia szkół. Z tym, że w zaistniałej sytuacji (ciągłego zamknięcia szkół) w przypadku uczniów I semestru zimowego w 2020 r. będziemy cofać się zawsze kolejno do października i września i stosować schemat opisany powyżej.

Tak literalnie należy czytać powyższe przepisy. Przy takiej literalnej lekturze pojawią się następujące dwie kwestie, które wymagają wyjaśnienia:

1. Co z uczniem I semestru zimowego zapisanym w październiku 2020 r. i później, kiedy szkoła była „czynna” we wrześniu? Możliwe są tu dwie interpretacje. Po pierwsze z logiki przepisów i ich literalnego brzmienia, wydaje się, że taki uczeń nie miał możliwości spełnienia frekwencji we wrześniu, więc będzie wykluczony z dotacji, aż do otwarcia szkoły, kiedy to będzie mógł spełnić frekwencję. Jednakże z uzasadnienia do rozporządzenia napisanego przez MEN wynika, że w opinii MEN taki uczeń ma jednak prawo do dotacji, co umacnia nowe brzmienie przepisu, obowiązujące od 1 lutego 2021 r. Jednak ta kwestia słusznie budzi wątpliwości wielu samorządów i szkół dotowanych. Jest to istotne, gdyż jeżeli taki uczeń był uprawniony do dotacji w semestrze I zimowym, to będzie także uprawniony do dotacji na II semestrze (od 1 lutego 2021 r.), o czym poniżej.
2. Co z uczniem I semestru zimowego zapisanym w październiku 2020 r. i później, kiedy szkoła była „nieczynna” we wrześniu i w październiku (z powodu zamknięcia przez COVID)? Taki uczeń ma prawo cały czas do dotacji, aż do czasu ewentualnego utraty jej, jeżeli po otwarciu szkoły nie spełni frekwencji. Następnie jeżeli uczeń od 1 lutego 2021 r. będzie na II semestrze, to ma prawo do dotacji, bo był uprawiony do niej na semestrze I, o czym poniżej.

W kolejnej wersji rozporządzenia, obowiązującej od 1 lutego 2021 r., brzmienie ust. 12 jest następujące, a także dodano ustępy od 12a do 12d:

Od 1 lutego 2021 r. mamy więc następujące przepisy:

Jeżeli szkoła nie prowadzi zajęć w danym miesiącu (zamknięcie z powodu COVID, czas funkcjonowania jest krótszy niż 40% w danym miesiącu), uczeń uczęszcza na I semestr i niemożliwe jest spełnienie warunku uczestnictwa w zajęciach stacjonarnych, zgodnie z metodologią zapisaną w ust.9-11, to każdy uczeń ma prawo do dotacji. Należy jednak umożliwić uczniowi spełnienie warunku dopuszczenia do egzaminu oraz dołączyć semestralny rozkład zajęć. Przy czym liczba uczniów semestru I zgłoszonych do dotacji w kolejnych miesiącach, nie może wzrosnąć o więcej niż 30 uczniów lub 110% w porównaniu do liczby uczniów w pierwszym miesiącu I semestru.

W przypadku uczniów II semestru (ust. 12d) uczeń jest uprawniony do dotacji, jeżeli szkoła otrzymywała na niego dotację do tej pory, gdy był uczniem I semestru.

W przypadku pozostałych semestrów należy cofać się do sprawdzenia czasu funkcjonowania szkoły i obecności ucznia kolejno w październiku, wrześniu lub wcześniej, zgodnie z obowiązującymi wcześniej przepisami (metodologia opisana powyżej).